Te laat bestellen betekent compromissen op de afwerking, of spoed zonder garantie. Te vroeg bestellen betekent soms dat het thema of de naam van de prins nog niet bekend is. Met deze planning zet je elke stap op het juiste moment.
Inhoud
- De vaste stappen
- Terugrekenen vanaf de stoet
- De prins en 11 november
- Grote aantallen
- Checklist voor het bestuur
De vaste stappen {#stappen}
Hoe groot je vereniging ook is, de stappen blijven dezelfde:
- Interne briefing (aantallen, formaten, teksten)
- Offerteaanvraag met logo (ontwerp aanleveren)
- Offerte binnen 24u
- Digitale proef en correcties
- Schriftelijke goedkeuring
- Productie: levertijd vermeld in de offerte
- Levering en verdeling
Sla de proef niet over en keur ze niet telefonisch goed zonder schriftelijk spoor: zo sluipen er fouten in namen of jaartallen.
Terugrekenen vanaf de stoet {#terugrekenen}
Noteer de datum van de stoet of het belangrijkste bal. Trek daar af:
- de transporttijd (inbegrepen in de offerte)
- de productietijd uit de offerte
- 3 tot 7 dagen voor de goedkeuring door het bestuur (wekelijkse vergaderingen)
- 24u om de offerte te ontvangen
Zo krijg je een realistische uiterste startdatum. Carnavalsdinsdag valt in 2027 op 9 februari, Halle viert Halfvasten op 7 maart 2027, en veel verenigingen trekken later in het voorjaar nog uit. Reken terug vanaf jouw eerste optreden. Zie ook de pagina levertijden.
De prins en 11 november {#prins}
Traditioneel opent het seizoen op 11 november. De prinsenverkiezing kan weken of maanden voor de stoet vallen.
- 8 weken voor de aanstelling: logo en teksten voor de prins doorsturen (prinsenmedailles)
- 4 weken voor de aanstelling: proef idealiter goedgekeurd
- Deelnemers: plan op de datum van de stoet, niet op november
Is de naam van de prins nog niet bekend bij de bestelling? Kies dan een algemene keerzijde (jaartal + vereniging) of bestel de prinsenmedailles in twee keer - dat nemen we mee in de offerte.
Grote aantallen {#volume}
Bij grote volumes staat de levertijd in de offerte op maat (FAQ). Begin indien mogelijk enkele maanden op voorhand.
Drukke periodes in het jaar
Ook buiten carnaval bestellen verenigingen voor:
- de prinsenverkiezing of aanstelling (najaar of winter)
- het bal van de oud-prinsen
- een jubileum in de zomer
- kermissen en verenigingsfeesten
Elke piek zet de ateliers onder druk. Valt je evenement in dezelfde week als een grote regionale stoet, start de aanvraag dan een week vroeger dan je minimale berekening.
Spoed: wat je moet weten
Spoed is niet automatisch: het hangt af van de drukte en het product, en kan een toeslag meebrengen die in de offerte staat. Een drukklaar bestand bij de eerste aanvraag vergroot je kansen.
Interne communicatie
Duid één persoon (vaak de secretaris) aan als vast aanspreekpunt bij Insignio. Heen-en-weer tussen verschillende bestuursleden vertraagt de goedkeuring van de proef. Plan een vergadering "goedkeuring medaille" in de agenda nog voor je het logo verstuurt.
Na ontvangst
Voorzie een verdeelavond: namen op de keerzijde controleren, de prinsenmedailles persoonlijk overhandigen, de reserve in een gelabelde doos bewaren. Een chaotische verdeling de avond voor de stoet zorgt voor onnodige stress.
Checklist voor het bestuur {#checklist}
- [ ] Datum van stoet of bal vastgelegd
- [ ] Aantallen per product (medaille, pin, button)
- [ ] Vectorlogo of scherpe foto
- [ ] Tekst voor de keerzijde nagelezen (namen, jaartal)
- [ ] Kleur van het lint goedgekeurd
- [ ] Persoon aangeduid om de proef goed te keuren
- [ ] Aanvraag verstuurd via de offerte
Voorbeeldplanning (indicatief)
Voor een stoet op 15 februari (buiten de schoolvakanties):
| Indicatieve datum | Actie | | --- | --- | | Half december | Vergadering budget + keuze formaten | | Begin januari | Offerteaanvraag + logo | | Half januari | Goedkeuring proef | | Eind januari | Productie | | Begin februari | Ontvangst en verdeling |
Pas dit aan op je echte kalender en de planning in de offerte.
Contact bij dringende vragen
Is de uiterste datum voorbij? Mail naar [email protected] met je aantal en je beste bestand. We laten weten of spoed nog haalbaar is - zonder garantie tot de schriftelijke bevestiging in de offerte.